Description
Unifor est à la recherche d’un ou d’une secrétaire enthousiaste et qualifiée pour un poste permanent à temps plein, pour fournir des services bilingues au bureau de Moncton. Le ou la candidate retenue sera appelée à travailler pour quatre (4) Représentants Nationaux dans un milieu où le rythme des activités est soutenu et les échéances serrées. La personne doit donc être très organisée et apte à établir un ordre de priorité. Nous offrons à nos employé(e)s l’occasion de perfectionner leurs compétences et leurs aptitudes et nous tirons une grande satisfaction de leur réussite. Si vous êtes prêt(e) à franchir la prochaine étape de votre carrière en tant que secrétaire, nous sollicitons votre candidature.
Les principales tâches et responsabilités comprennent les aspects suivants, mais sans s’y limiter:
- Exécuter des tâches administratives quotidiennes d’une manière ponctuelle et professionnelle;
- Fournir des informations exactes et un service exemplaire tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques et les télécopies provenant des dirigeant(e)s, des responsables des services, des représentant(e)s, des sections locales et des membres potentiels;
- Maintenir la base de données des membres en lien aux diverses campagnes, créer et saisir les données, et faire des comptes rendus;
- Concevoir des dépliants, des pamphlets et du matériel en lien aux diverses campagnes de recrutement dans le but d’informer et d’encourager de potentiels membres à se joindre à Unifor;
- Organiser des déplacements et itinéraires de voyage de façon économique pour les Représentant(e)s;
- Utiliser un jugement indépendant pour rédiger, mettre en page et éditer des lettres, notes de service, correspondances, rapports et présentations, de l’étape préliminaire jusqu’à la version finale;
- Suivre un processus structuré de gestion et d’organisation de documents électroniques et imprimés;
- Gérer les horaires et calendriers du personnel du bureau au besoin;
- Coordonner les activités quotidiennes du bureau, incluant les appels téléphoniques, la sécurité, le café, les agents de nettoyages, etc.
- Traiter les factures du bureau avec les approbations appropriées d’une façon diligente.
Compétences recherchées
- Niveau d’éducation postsecondaire, préférence pour un diplôme ou une expérience équivalente;
- Au moins deux ans d’expérience à un poste semblable ou l’équivalent;
- Bilinguisme Anglais / Français obligatoire;
- Solides compétences en gestion de temps, de projet et d’événement avec la capacité de gérer plusieurs tâches et projets en même temps, tout en travaillant à l’intérieur de délais serrés et conflictuels;
- Excellentes compétences relationnelles, en communication écrite et verbale, y compris au téléphone, pour divers publics, et une attention aux détails;
- Solide expérience avec les applications Outlook, Word, Excel, Access et PowerPoint de la suite Office;
- Capacité à résoudre des problèmes et composer avec des situations ambigües;
- Sens de l’initiative, forte motivation et capacité à travailler de façon autonome mais aussi en équipe.